通常我們只要看到Recommendation、Evaluation、Reference、Appraisal與Letter這些字的排列組合，實際上指的就是推薦信。例如：Recommendation Letter、Letter of Recommendation、Letter of Reference等等。簡言之，推薦信就是由推薦人所撰寫的一封信件格式的短文。由于是信件的形式，所以除了一般信件的格式外，并無制式化的要求內(nèi)容。但實際寫作時，其內(nèi)容可考慮涵蓋推薦表格所提及之問題，寫在不同的段落中。為了推薦人的方便起見，建議先將一些常見問題寫出并告知推薦人，讓推薦人在撰寫書信時，有個參考的依據(jù)。

       一、推薦信所扮演的角色

       推薦信，應(yīng)是由推薦人親自撰寫。有時推薦人會要求申請者先擬一份推薦信的草稿，讓推薦人了解申請者所欲表現(xiàn)的重點，再加以修正，以期達到最好的效果。

       推薦信在入學(xué)申請時所扮演的角色如下：

       1、與申請者的其它數(shù)據(jù)相互呼應(yīng)

       這是推薦信最主要的功能。在評量一個申請者合格與否時，第一關(guān)會依據(jù)一些數(shù)據(jù)來剔除一些明顯不合格的申請者。接下來評審委員是根據(jù)大學(xué)成績、測驗分數(shù)、讀書計劃、推薦信（申請MBA還要加入工作經(jīng)驗與Essay）等數(shù)據(jù)得到的整體印象來評分。

       推薦信的最大功用，在于讓評審委員從一個較客觀的角度來了解這個申請者。也就是說，推薦信在整個評選的過程中，扮演的是一個支持整體申請數(shù)據(jù)可信度或加強整體印象的角色。如果申請者的成績一塌糊涂，讀書計劃牛頭不對馬嘴，一封把申請者捧上天的推薦信不但無法讓他起死回生，反而會因為推薦信內(nèi)容與申請者其它數(shù)據(jù)嚴重沖突而適得其反。但對于在錄取與否的灰色地帶掙扎的申請者來說，一封有特色、誠懇、具體、能與申請數(shù)據(jù)各部分相互呼應(yīng)的推薦信，卻可能是被評審委員接受的關(guān)鍵所在。

       2、呈現(xiàn)其它申請數(shù)據(jù)中無法出現(xiàn)的特殊優(yōu)勢

       對大部分的申請人來說，光是申請表、讀書計劃、履歷等數(shù)據(jù)，有時候并無法將申請者在其它領(lǐng)域中的杰出表現(xiàn)呈現(xiàn)出來，而這些杰出表現(xiàn)，雖然乍看之下與申請研究所所需的條件并無相關(guān)，但卻有可能是讓申請者脫穎而出的重大關(guān)鍵。除了與申請者的數(shù)據(jù)相互呼應(yīng)外，推薦人若能適切的陳述出申請者在其它文件中無法表現(xiàn)出的特色，能給予評審委員特殊的印象，自然可讓申請人比其它眾多申請者更突出。有些學(xué)校會在申請條件上詳細列出申請者需要哪些特殊條件，例如GRE? 學(xué)科測驗的分數(shù)，或?qū)W校社團活動證明。但若是推薦信中能有力地強調(diào)該名申請者在這方面的具體事跡及能力，審核委員也會斟酌考慮免除這方面的要求。

       二、推薦信撰寫注意事項

       1、一致性

       「一致性」可稱的上是撰寫推薦信的最高指導(dǎo)原則。推薦信最重要的功能，就是與其它申請數(shù)據(jù)相互呼應(yīng)，給予評審委員前后一致的印象。因此在撰寫推薦信時，絕對要注意與其它數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)性，不要吹噓過頭而穿幫。例如履歷資料或Essay中吹噓自己在某大企業(yè)中有多偉大的全職工作經(jīng)驗，但推薦信中卻只提到這個申請者在這里短期打零工，對評審委員來講，恐怕只會有一個印象：「有人沒說真話，而這個沒說真話的人絕對不是推薦人！」

       2、明確性與具體性

       英文寫作最重要的一件事，就是要「明確而具體（specific）」，能夠?qū)?W1H（When, Where, Who, What, Why, How）交代清楚，而非僅以形容詞取代。例如教授替學(xué)生寫推薦信時，不要只寫「他是一個很用功、很認真的學(xué)生」，最好能具體地描述為什么這個學(xué)生會給教授「很用功」或「很認真」的印象呢？例如，是因為教授某次在大部分學(xué)生都去狂歡的日子，看到這個學(xué)生仍在圖書館死命的K書，或這個學(xué)生每次都會充分利用Office Hour的時間去跟教授請教課業(yè)上的問題，還是這個學(xué)生做過幾份內(nèi)容充實、有原創(chuàng)性、令教授印象十分深刻的報告等諸如此類的敘述。

       又例如主管替部屬寫推薦信時，不要只說這個部屬「很有創(chuàng)意」或「有領(lǐng)導(dǎo)潛力」。應(yīng)透過推薦信，告訴入學(xué)評審委員，這名申請者在處理一個狀況時，運用了怎樣的能力，又有怎樣的工作成就。例如執(zhí)行一個針對個人用戶的行動電話營銷企劃項目，這名申請者（被推薦人）運用怎樣的統(tǒng)計及市場調(diào)查方法，開發(fā)了一群怎樣的潛在客戶，并因為這群客戶的開發(fā)，使這個產(chǎn)品在某地區(qū)的銷售額有多少增長。或帶領(lǐng)一個青少年新編創(chuàng)造思考測驗的研究團隊時，這名申請者如何將不同性質(zhì)與要求的研究工作，分配給不同個性、專長的研究人員，并在某項指標未能如期達成時，申請者如何鼓舞團隊工作士氣等。

       3、合理性

       合理性亦是推薦信寫作時必須顧慮到的地方。達成合理性的唯一方法就是使其內(nèi)容明確而具體。依常理判斷，一個跨國大公司的臺灣區(qū)總裁幫一個從事短期工作的工讀生寫推薦信，或一個物理系教授幫一個從未上過相關(guān)課程的中文系學(xué)生寫推薦信，這樣的狀況雖然可能發(fā)生，但并不常見。

       若有這種狀況，只要推薦信中能很明確地描述推薦人與被推薦人的關(guān)系，以及從這樣的關(guān)系中，推薦人觀察到被推薦人怎樣杰出的專業(yè)能力與人格特質(zhì)，能對未來研究生涯有所幫助。在描述細節(jié)夠明確、清楚的狀況下，評審委員才有理由相信推薦人與被推薦人之間確實有密切的接觸，進而認為這封推薦信值得采信。

       三、請誰寫推薦信

       學(xué)校通常會在申請文件說明書當(dāng)中注明，推薦者為「申請者在學(xué)業(yè)或工作上直接的監(jiān)督者，有機會能密切觀察申請者在各方面的能力」。符合這樣條件的人不少，包括了學(xué)校教授、導(dǎo)師、專題指導(dǎo)老師、或工作上的直屬長官等等。

       在挑選寫推薦信的人選前，必須考慮下列因素：

       1、推薦人與你的關(guān)系

       推薦人與你的交往深淺程度會直接影響到推薦信的效力。推薦信的內(nèi)容若能對申請者在各方面的能力做出清楚而精確的描述，并能舉出具體的事跡，對審核入學(xué)申請的眾委員來講，是相當(dāng)有說服力的。相反的，一封充斥著語焉不詳、空泛籠統(tǒng)的溢美之詞，又缺乏能說服人之左證事跡的推薦信，其效力是十分有疑問的。因此，在大學(xué)時代盡量與老師建立良好關(guān)系，或是在課堂上、社團中盡力表現(xiàn)爭取老師的認同，才能使老師知道如何針對你的特點寫推薦信。

       2、推薦人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷

       學(xué)習(xí)經(jīng)歷包含職務(wù)、服務(wù)單位、學(xué)位、畢業(yè)學(xué)校等。一般而言，美國大學(xué)院校對校友相當(dāng)重視，所以校友的推薦信會有一定程度的影響力。若找一位該校校友寫推薦信，請不要忘了提醒推薦人在內(nèi)容中注明他是校友，否則評選委員可能不了解其背景。

       除了校友外，若推薦人曾經(jīng)在該所學(xué)校任教，或曾經(jīng)與你所申請學(xué)校的某位入學(xué)評審委員共事過，這樣的推薦自然有相當(dāng)程度之影響力。這類推薦人是可遇不可求的，因此推薦人本身的社經(jīng)地位有時會有錦上添花的效果。

       在推薦信內(nèi)容相同的狀況下，推薦人服務(wù)的機構(gòu)聲譽越好，本身的職位越高，越能給對方一種印象：「這樣不得了的人都愿意替他寫推薦信，這個申請者必然有某些過人之處吧！」如果想找的幾位推薦者真的都很了解你，在其它條件（如推薦人的關(guān)系、知名度、及學(xué)習(xí)經(jīng)歷等）相去不遠的狀況下，找系主任寫可能會比找教授有利，找教授又比找副教授或講師理想。若欲申請MBA，請總經(jīng)理幫你寫推薦信，可能會比找專員寫推薦信要有力多了。

       值得注意的是，權(quán)高位重的推薦人會讓審核委員的眼睛為之一亮，但是推薦信的內(nèi)容若無法表現(xiàn)出對申請者的了解，只是空泛的形容詞，而無具體的實例，那倒不如找一個真正了解你的能力與長處的師長為你寫推薦信。